صاحب الطلب والسيارة
من يسافر، وبأي سيارة مصلحة، ولأي نوع من المهام.
البرنامج التنقلات والمصاريف
الأمر بمهمة: مقدَّر التكلفة، مصادَق عليه ومطبوع قبل الانطلاق
مهمة من يومين إلى أكادير تعني مسافة وسيارة وليالي في الفندق ووجبات، وغالباً تسبيقاً يُسلَّم للموظف. يجمع EASY-POINTAGES كل ذلك في أمر بمهمة واحد، تُقدَّر تكلفته تلقائياً ويُصادَق عليه قبل الانطلاق.
ما يتضمنه الأمر بمهمة
أيام المهمة
لكل يوم: التاريخ، الغرض والمواقع المزارة.
الوقود المقدّر
وقود الرحلة، مقدّر تلقائياً انطلاقاً من المسافة المتوقعة.
المبيت والأكل ومصاريف أخرى
المصاريف المتوقعة لكل يوم من المهمة.
المجاميع
تكلفة كل يوم وتكلفة المهمة كاملة، يحسبها البرنامج.
الوثيقة المرفقة
دعوة، برنامج، عرض فندق: الوثيقة المفيدة مرفقة بالأمر.
من الطلب إلى الانطلاق
-
يُعدّ الموظف أمره
من فضائه، يدخل أيام مهمته ومواقعها ومسافاتها ومصاريفها.
-
يبدي المصادقون رأيهم
يمكن لكل واحد التعليق، وتبقى الآراء ظاهرة بجانب الأمر.
-
يصادق المسؤول
المصادقة النهائية قرار مستقل عن الآراء، ويمكن أن تشمل عدة أوامر دفعة واحدة.
-
يُسلَّم التسبيق ويُتتبَّع
يُسجَّل المبلغ المسلّم، ويمكن ربط التسبيق من الصندوق بالمهمة.
يُطبع الأمر المصادق عليه بهوية مقاولتكم (الشعار، الاسم التجاري، التعريف الموحد للمقاولة ICE، السجل التجاري)، ويُصدَّر في بطاقة Excel. ولا يرى كل واحد إلا أوامر نطاقه: أوامره، أو أوامر فريقه، أو أوامر مواقعه، حسب صلاحياته.
لا أحد يصادق على مهمته بنفسه: يرى صاحب الطلب كل يوم من أمره والقرارات المتخذة، لكنه لا يبتّ فيها. ويحتفظ المسيّرون المخوّلون وحدهم بالصلاحية الكاملة.
أنواع المهام، ولكل نوع مسيّروه
زيارة تجارية، تدخل تقني، تكوين، ورش: أنواع الأوامر بمهمة هي أنواعكم، ويُسند كل نوع إلى الأشخاص الذين يسيّرونه. لا يرى المسيّر ولا يدبّر إلا أوامر الأنواع المسندة إليه: مهام الفريق التقني لا تختلط بمهام التجاريين، وتبقى كل ميزانية بين الأيدي المناسبة.
تكلفة المهام: متابعة ومقارنة
الملخص المالي
مجموع المصاريف المقدّرة لكل أوامر البحث (المصادق عليها أو المرفوضة أو المعلّقة)، لا للصفحة المعروضة وحدها.
البحث حسب الفترة
الأوامر التي يقع أحد أيامها بين تاريخين، حسب النوع أو السيارة أو صاحب الطلب أو الحالة.
المبلغ المسلَّم
الأوامر التي سُلِّم تسبيقها للموظف، والتي ما زالت تنتظره.
إحصائيات المهام المصادق عليها
على السنة أو على شهر: المجموع المصادق عليه، عدد الأوامر والأيام، المتوسط، المسافة المتوقعة، والمقارنة مع الفترة السابقة.
حسب النوع والطبيعة وصاحب الطلب
الوقود والمبيت والأكل ومصاريف أخرى، وترتيب الأنواع وأصحاب الطلبات، مع رسم بياني شهراً بشهر.
التصدير إلى Excel
الإحصائيات في ثلاث أوراق (الملخص، التطور، أصحاب الطلبات)، وكل أمر بمهمة في بطاقة.
لا تحتسب الإحصائيات إلا الأوامر المصادق عليها: إنها المصاريف الملتزم بها، لا الطلبات. ويساعد دليل خطوة بخطوة، مدمج في الشاشة نفسها، على قراءتها.
وأسطول السيارات
السيارة المذكورة في الأمر تأتي من الأسطول المسجل في المنصة. وللمقاولات الراغبة في ذلك، تتابع وحدة إضافية التأمينات والضريبة السنوية على السيارات والفحص التقني والإصلاحات لكل سيارة: راجعوا صفحة أسطول السيارات (بالفرنسية).
هل تُتبَّع الرحلة بنظام GPS؟
لا. المسافة هي التي يتوقعها الأمر بمهمة، وتُستعمل لتقدير الوقود. أما تحديد الموقع فيخص تسجيلات الحضور والانصراف فقط.
هل يمكن للموظف إنشاء أمره بنفسه؟
نعم، من فضائه. أما المصادقة فتعود لمسؤول.
هل يمكن تتبّع ميزانية التنقلات؟
نعم: تعرض اللائحة مجموع المصاريف المقدّرة للبحث، وتقدّم الإحصائيات المهام المصادق عليها حسب الشهر والنوع وطبيعة المصاريف وصاحب الطلب، مقارنة بالفترة السابقة.
هل يمكن حصر نوع من المهام على مسيّرين بعينهم؟
نعم: يُسند كل نوع إلى المستعملين الذين يسيّرونه، ولا يرى هؤلاء إلا أوامر أنواعهم.
هل يمكن ربط تسبيق بالمهمة؟
نعم: يمكن ربط مبلغ من الصندوق يُسلَّم للموظف بالأمر بمهمة المصادق عليه.
هل تريدون مهاماً مقدَّرة التكلفة قبل الانطلاق؟
نعرض عليكم الأمر بمهمة من الطلب إلى الإحصائيات، بأنواع مهامكم ومسؤوليكم.
