Logiciel Pointage et gestion RH en ligne
Parc de véhicules : chaque échéance sous les yeux
Une assurance expirée, une visite technique oubliée, une vignette non payée : sur une flotte de quelques véhicules déjà, les échéances s'accumulent. EASY-POINTAGES les suit véhicule par véhicule, avec les pièces justificatives.
La fiche du véhicule
Chaque véhicule a sa fiche : marque, type, carburant, immatriculation, numéro de châssis, observations, photo du véhicule et carte grise. Les véhicules s'importent aussi en masse depuis un fichier Excel. C'est ce parc que proposent les ordres de mission.
Trois échéanciers et un carnet de réparations
| Suivi | Ce qui est enregistré | Ce que vous voyez |
|---|---|---|
| Assurances | Période, montant, attestation jointe | Les jours restants avant l'échéance |
| Vignette (impôts) | Période, montant, justificatif | Les jours restants avant l'échéance |
| Visites techniques | Période, montant, procès-verbal | Les jours restants avant l'échéance |
| Réparations | Chaque intervention et son détail | L'historique complet du véhicule |
Pour chaque échéance, l'historique est conservé et la période en cours fait foi. Les jours restants s'affichent en couleur : une échéance dépassée saute aux yeux.
Avec les missions et les dépenses
Le véhicule indiqué sur un ordre de mission sert à estimer le carburant du trajet prévu. Les dépenses de carburant ou de péage engagées sur la route se saisissent avec leur justificatif et s'imputent sur la caisse du conducteur.
Le cycle d'une échéance
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Enregistrer
La période couverte, le montant et le justificatif (attestation, quittance, procès-verbal).
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Surveiller
Les jours restants avant l'échéance s'affichent en couleur, bien avant la date.
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Renouveler
La nouvelle période prend le relais ; la précédente reste dans l'historique.
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Retrouver
Chaque pièce reste attachée au véhicule, prête pour un contrôle ou une cession.
Sur une flotte de dix véhicules, cela représente trente échéances par an, sans compter les réparations : c'est précisément ce qui s'oublie quand le suivi repose sur la mémoire d'une personne ou sur un tableur que personne n'ouvre.
Comment voir les assurances qui arrivent à échéance ?
Chaque ligne affiche les jours restants avant l'échéance ; la liste se trie par date de fin.
Peut-on joindre les justificatifs ?
Oui : attestation d'assurance, quittance de vignette, procès-verbal de visite, photo et carte grise du véhicule.
Le kilométrage est-il relevé automatiquement ?
Non. La distance d'une mission est celle prévue sur l'ordre de mission ; aucun boîtier GPS n'est relié au véhicule.
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