Le demandeur et le véhicule
Qui part, avec quel véhicule de service, pour quel type de mission.
Ordres de mission : chiffrés, validés et imprimés avant le départ
Une mission de deux jours à Agadir, c'est une distance, un véhicule, des nuits d'hôtel, des repas et souvent une avance à remettre. EASY-POINTAGES réunit tout dans un ordre de mission unique, estimé automatiquement et validé avant le départ.
Ce que contient un ordre de mission
Les jours de mission
Pour chaque jour : la date, l'objet et les sites visités.
Le carburant estimé
Le gasoil du trajet, estimé automatiquement à partir de la distance prévue.
Hébergement, repas, divers
Les frais prévus pour chaque jour de la mission.
Les totaux
Le coût de chaque jour et de la mission entière, calculés par l'application.
La pièce jointe
Invitation, programme, devis d'hôtel : le document utile, joint à l'ordre.
De la demande au départ
Ordres de mission et véhicules
Un ordre de mission chiffré avant le départ
L'employé crée son ordre de mission (jours, sites, distance), les frais sont estimés automatiquement, les validateurs statuent, l'ordre s'imprime et une avance de caisse peut y être rattachée.
- 1DemandeMehdi crée son ordre de mission : jours, sites visités, distance prévue
- 2EstimationLe gasoil est estimé et tous les frais sont totalisés
- 3ValidationLes validateurs statuent, puis la validation finale est donnée
- 4Ordre impriméL'ordre de mission validé s'imprime aux couleurs de la société
- 5AvanceL'avance de caisse remise est rattachée à la mission
- 6DépartMehdi part avec le véhicule de service indiqué sur l'ordre
Qui fait quoi
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L'employé prépare son ordre
Depuis son espace, il saisit ses jours de mission, ses sites, ses distances et ses frais.
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Les validateurs donnent leur avis
Chacun peut commenter ; les avis restent visibles à côté de l'ordre.
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Un responsable valide
La validation finale est une décision distincte des avis, possible pour plusieurs ordres à la fois.
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L'avance est remise et tracée
L'argent remis est enregistré, et l'avance de caisse peut être rattachée à la mission.
L'ordre validé s'imprime aux couleurs de votre société (logo, raison sociale, ICE, registre de commerce). Chacun ne voit que les ordres de son périmètre : les siens, ceux de son équipe ou ceux de ses sites, selon ses droits.
Des barèmes par fonction
Des barèmes par fonction fixent les forfaits de repas et d'hébergement : un technicien et un directeur commercial n'ont pas forcément les mêmes. Le bon forfait s'applique à chaque employé, sans calcul à la main ni discussion au retour.
Les mêmes caisses d'avances servent aux missions et aux dépenses courantes : l'avance remise pour une mission apparaît dans le solde de l'employé, face aux dépenses qu'il justifie ensuite.
Et le parc de véhicules
Le véhicule indiqué sur l'ordre vient du parc enregistré dans la plateforme. Pour les entreprises qui le souhaitent, un module complémentaire suit aussi les assurances, la vignette, les visites techniques et les réparations de chaque véhicule : voir la gestion du parc de véhicules.
Questions fréquentes
Le trajet est-il suivi par GPS ?
Non. La distance est celle que prévoit l'ordre de mission ; elle sert à estimer le carburant. Le pointage géolocalisé, lui, concerne les pointages d'arrivée et de départ.
L'employé peut-il créer son propre ordre de mission ?
Oui, depuis son espace. La validation, elle, revient à un responsable.
Plusieurs personnes peuvent-elles valider ?
Plusieurs validateurs peuvent donner leur avis. La validation finale reste une décision distincte, prise par un responsable.
Peut-on rattacher une avance à la mission ?
Oui : une caisse (avance) remise à l'employé peut être liée à l'ordre de mission validé. Voir la gestion de caisse.
Envie de voir la solution en conditions réelles ?
Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
