Le demandeur et le véhicule
Qui part, avec quel véhicule de service, pour quel type de mission.
Logiciel Pointage et gestion RH en ligne
Ordres de mission : chiffrés, validés et imprimés avant le départ
Une mission de deux jours à Agadir, c'est une distance, un véhicule, des nuits d'hôtel, des repas et souvent une avance à remettre. EASY-POINTAGES réunit tout dans un ordre de mission unique, estimé automatiquement et validé avant le départ.
Ce que contient un ordre de mission
Les jours de mission
Pour chaque jour : la date, l'objet et les sites visités.
Le carburant estimé
Le gasoil du trajet, estimé automatiquement à partir de la distance prévue.
Hébergement, repas, divers
Les frais prévus pour chaque jour de la mission.
Les totaux
Le coût de chaque jour et de la mission entière, calculés par l'application.
La pièce jointe
Invitation, programme, devis d'hôtel : le document utile, joint à l'ordre.
De la demande au départ
Ordres de mission et véhicules
Un ordre de mission chiffré avant le départ
L'employé crée son ordre de mission (jours, sites, distance), les frais sont estimés automatiquement, les validateurs statuent, l'ordre s'imprime et une avance de caisse peut y être rattachée.
- 1DemandeMehdi crée son ordre de mission : jours, sites visités, distance prévue
- 2EstimationLe gasoil est estimé et tous les frais sont totalisés
- 3ValidationLes validateurs statuent, puis la validation finale est donnée
- 4Ordre impriméL'ordre de mission validé s'imprime aux couleurs de la société
- 5AvanceL'avance de caisse remise est rattachée à la mission
- 6DépartMehdi part avec le véhicule de service indiqué sur l'ordre
Qui fait quoi
-
L'employé prépare son ordre
Depuis son espace, il saisit ses jours de mission, ses sites, ses distances et ses frais.
-
Les validateurs donnent leur avis
Chacun peut commenter ; les avis restent visibles à côté de l'ordre.
-
Un responsable valide
La validation finale est une décision distincte des avis, possible pour plusieurs ordres à la fois.
-
L'avance est remise et tracée
L'argent remis est enregistré, et l'avance de caisse peut être rattachée à la mission.
L'ordre validé s'imprime aux couleurs de votre société (logo, raison sociale, ICE, registre de commerce) et s'exporte en fiche Excel. Chacun ne voit que les ordres de son périmètre : les siens, ceux de son équipe ou ceux de ses sites, selon ses droits.
Personne ne valide sa propre mission : le demandeur voit chaque jour de son ordre et les décisions prises, mais ne statue pas dessus. Seuls les gestionnaires habilités gardent la main sur l'ensemble.
Des types de mission, chacun avec ses gestionnaires
Visite commerciale, intervention technique, formation, chantier : les types d'ordres de mission sont les vôtres, et chaque type est confié aux personnes qui le gèrent. Un gestionnaire ne voit et ne gère que les ordres des types qui lui sont affectés : les missions de l'équipe technique ne se mélangent pas à celles des commerciaux, et chaque budget reste entre les bonnes mains.
Les affectations se règlent type par type, en choisissant les utilisateurs dans une liste ; elles s'appliquent aussitôt à la liste des ordres, aux statistiques et aux validations groupées.
Le coût des missions, suivi et comparé
La synthèse financière
Le total des frais estimés de tous les ordres de la recherche (validés, refusés ou en attente), pas seulement de la page affichée.
La recherche par période
Les ordres dont un jour de mission tombe entre deux dates, par type, véhicule, demandeur ou statut.
L'argent remis
Les ordres dont l'avance a été remise à l'employé, et ceux qui l'attendent encore.
Les statistiques des missions validées
Sur l'année ou sur un mois : total validé, nombre d'ordres et de jours, montant moyen, distance prévue et comparaison avec la période précédente.
Par type, par nature, par demandeur
Carburant, hébergement, repas et divers ; le classement des types et des demandeurs, avec le graphique mois par mois.
Les exports Excel
Les statistiques en trois onglets (synthèse, évolution, demandeurs) et chaque ordre de mission en fiche.
Les statistiques ne comptent que les ordres validés : ce sont les dépenses engagées, pas les demandes. Un guide pas à pas, intégré à l'écran, aide à les lire.
Des barèmes par fonction
Des barèmes par fonction fixent les forfaits de repas et d'hébergement : un technicien et un directeur commercial n'ont pas forcément les mêmes. Le bon forfait s'applique à chaque employé, sans calcul à la main ni discussion au retour.
Les mêmes caisses d'avances servent aux missions et aux dépenses courantes : l'avance remise pour une mission apparaît dans le solde de l'employé, face aux dépenses qu'il justifie ensuite.
Et le parc de véhicules
Le véhicule indiqué sur l'ordre vient du parc enregistré dans la plateforme. Pour les entreprises qui le souhaitent, un module complémentaire suit aussi les assurances, la vignette, les visites techniques et les réparations de chaque véhicule : voir la gestion du parc de véhicules.
Le trajet est-il suivi par GPS ?
Non. La distance est celle que prévoit l'ordre de mission ; elle sert à estimer le carburant. Le pointage géolocalisé, lui, concerne les pointages d'arrivée et de départ.
L'employé peut-il créer son propre ordre de mission ?
Oui, depuis son espace. La validation, elle, revient à un responsable.
Plusieurs personnes peuvent-elles valider ?
Plusieurs validateurs peuvent donner leur avis. La validation finale reste une décision distincte, prise par un responsable.
Peut-on rattacher une avance à la mission ?
Oui : une caisse (avance) remise à l'employé peut être liée à l'ordre de mission validé. Voir la gestion de caisse.
Peut-on suivre le budget des déplacements ?
Oui : la liste affiche le total des frais estimés de la recherche, et l'onglet des statistiques présente les missions validées par mois, par type, par nature de frais et par demandeur, comparées à la période précédente.
Peut-on réserver un type de mission à certains gestionnaires ?
Oui : chaque type d'ordre de mission est affecté aux utilisateurs qui le gèrent, et ceux-ci ne voient que les ordres de leurs types.
Pour aller plus loin
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