Rapports de présence : des états fiables, prêts à exploiter
Le rapport de présence est la raison d'être d'un système de pointage. C'est lui qu'on consulte pour préparer le mois, répondre à un manager ou documenter une situation. Il doit donc être juste, lisible et disponible sans retraitement.
Les rapports disponibles
| Rapport | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Journalier | Pour chaque employé : entrée, sortie, temps de présence, retard, validité de la journée, avec des totaux hors congés et congés |
| Hebdomadaire | Une semaine, navigable de semaine en semaine |
| Mensuel détaillé | Le mois d'un employé, jour par jour, avec les cumuls : jours validés, temps, retards, dépassements, anomalies |
| Mensuel en tableau | Un tableau croisé jours × employés, pour voir un service entier d'un coup d'œil |
| Période « droit marocain » | Heures normales et heures supplémentaires à 25, 50 ou 100 %, jour et nuit distingués |
| Retards du jour | Heure prévue, heure d'arrivée et retard de chaque employé attendu |
| Calendrier individuel | Pointages, congés, absences et jours fériés d'un employé, sur un calendrier |
| Par site | Le temps passé par chaque employé sur chaque site, même le même jour |
| Contrôle d'accès | Les passages enregistrés sur les terminaux d'accès, exportables en CSV |
Une période mensuelle peut chevaucher deux mois (du 26 au 25, par exemple). Les rapports se filtrent par employé, département, fonction, site, société et pointeuse. Pour la paie, voir aussi l'état d'activité.
Le rapport qui vient à vous
Pas besoin d'ouvrir l'application pour savoir comment s'est passée la journée : chaque jour, un rapport de présence part par e-mail aux responsables qui le souhaitent, pour leur périmètre, et un rapport de la veille aux dirigeants. Un code couleur distingue les employés sans planning, les pointages manquants alors qu'un poste était prévu, et les retards.
Pointage biométrique
Du pointage aux rapports RH, sans ressaisie
L'employé pointe sur la pointeuse biométrique. Les pointages remontent seuls dans l'application en ligne, le temps de travail est calculé et les RH retrouvent la situation du jour, les rapports et les exports.
Le logiciel de pointage- 1ArrivéeLarbi arrive au restaurant à 7 h 56
- 2PointageIl pose son doigt : la pointeuse enregistre l'heure exacte
- 3SynchronisationLes pointages remontent automatiquement dans l'application en ligne
- 4CalculRetards, temps de présence et heures supplémentaires sont calculés
- 5Écran RHLes RH suivent la situation du jour et exportent en Excel ou PDF
- 6E-mailChaque jour, le rapport de présence part aux responsables
Les indicateurs qui méritent d'être suivis
Au-delà des états de détail, quelques indicateurs suffisent à piloter la présence. Leur intérêt n'est pas la valeur d'un mois donné mais leur évolution dans le temps et leur comparaison entre services.
| Indicateur | Ce qu'il mesure | Calcul usuel |
|---|---|---|
| Taux d'absentéisme | La part du temps de travail prévu perdue en absences | Heures d'absence ÷ heures de travail prévues |
| Taux de retard | La fréquence des arrivées tardives | Journées avec retard ÷ journées travaillées |
| Volume d'heures au-delà de l'horaire | La tension sur la charge de travail | Somme des heures au-delà du planning sur la période |
| Taux de présence | La disponibilité effective des équipes | Journées de présence ÷ journées prévues |
| Anomalies de pointage | La qualité de la donnée | Nombre de journées avec pointage manquant ou incohérent |
Nous détaillons ces indicateurs, leurs pièges de calcul et leur lecture dans l'article les indicateurs RH de présence à suivre.
Préparer la fin de mois sans reconstitution
Le moment où l'on mesure la valeur des rapports, c'est la clôture mensuelle. Si les anomalies ont été traitées au fil de l'eau, il ne reste qu'à consulter l'état consolidé de la période : heures, absences qualifiées, congés validés, retards.
Ces éléments constituent la base des éléments variables transmis à la paie. Voir l'article préparer les éléments variables de paie à partir du pointage.
Qui consulte quels rapports
- La direction : les indicateurs consolidés et leur évolution.
- Le service RH : les états détaillés, les anomalies à traiter, la préparation du mois.
- Les responsables d'équipe : le périmètre de leur service, sans accès aux autres.
Chacun consulte uniquement son périmètre : les employés de ses sites pour un responsable, ses subordonnés sinon. L'employé, lui, retrouve son propre rapport du mois dans son espace.
Questions fréquentes
Peut-on filtrer les rapports par service ?
Les rapports s'exportent-ils ?
Les rapports tiennent-ils compte des congés validés ?
Les responsables d'équipe voient-ils toute l'entreprise ?
Peut-on suivre des indicateurs comme l'absentéisme ?
Envie de voir la solution en conditions réelles ?
Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
