Absence justifiée
Un motif et, le cas échéant, un justificatif sont enregistrés dans le dossier du collaborateur.
Gestion des absences : de la constatation au traitement RH
Une absence non enregistrée est une absence qui ne sera ni justifiée, ni traitée, ni comptée. Le module d'absences transforme un manque constaté sur le terminal en dossier suivi.
Absence constatée, absence traitée
Le point de départ est mécanique : le collaborateur était attendu, il n'a pas pointé. Le système signale l'écart. À partir de là, l'absence entre dans un circuit : elle est qualifiée, un motif lui est associé, un justificatif est éventuellement rattaché, et l'ensemble reste consultable dans le dossier du salarié.
Cette traçabilité protège les deux parties. Le salarié dispose d'un historique où ses justificatifs sont enregistrés. L'employeur dispose d'un dossier documenté si une situation devient problématique.
Demander, justifier, valider
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La demande
L'employé déclare son absence depuis son espace (une ou plusieurs dates, journée ou demi-journée), ou le service RH la saisit pour lui, voire pour plusieurs employés à la fois.
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Le justificatif
Certificat, convocation : une photo ou un PDF se joint à l'absence.
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La décision
L'absence est en attente, acceptée ou refusée. Le responsable est prévenu par e-mail de la demande, l'employé de la décision, quand les notifications sont activées.
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Le décompte
Pour chaque jour d'absence acceptée, vous indiquez s'il compte comme temps de travail ou non. Une absence refusée ne crédite jamais de temps.
Une absence est contrôlée avec les pointages et les congés déjà enregistrés : les dates en conflit sont signalées avant l'enregistrement. Pour une absence de quelques heures seulement, le bon de sortie est plus adapté.
Distinguer les types d'absence
Toutes les absences ne se traitent pas de la même manière, et les confondre fausse toute lecture de l'absentéisme.
Absence injustifiée
Aucun motif n'a été fourni. La situation reste visible tant qu'elle n'est pas traitée.
Congé validé
Traité par le module dédié : ce n'est pas un aléa, c'est une absence planifiée.
Retard
Le collaborateur est présent mais hors de l'horaire prévu : une situation différente d'une absence.
Les congés validés relèvent d'un circuit distinct, décrit sur la page gestion des congés.
Lire l'absentéisme au-delà du cas individuel
L'intérêt d'un historique consolidé n'est pas de surveiller les personnes, mais de repérer ce qu'un cas isolé ne montre jamais : une équipe où l'absentéisme se concentre, une période de l'année récurrente, un poste particulièrement exposé.
- Comparer les niveaux d'absence entre services, pour identifier les situations atypiques.
- Suivre l'évolution dans le temps, plutôt que de réagir à un mois isolé.
- Distinguer l'absentéisme de courte durée répétée des arrêts longs, qui n'appellent pas les mêmes réponses.
Ces lectures deviennent possibles dès lors que les absences sont saisies de façon homogène, avec les mêmes catégories pour toute l'entreprise.
Questions fréquentes
Comment le logiciel détecte-t-il une absence ?
Par comparaison entre l'horaire attendu (horaire de référence ou planning) et les pointages effectivement enregistrés. Si aucun pointage n'apparaît sur une journée travaillée, l'écart est signalé.
Peut-on rattacher un justificatif à une absence ?
Oui : une photo ou un PDF, joint par l'employé depuis son espace ou par le service RH. L'ensemble reste consultable dans l'historique du collaborateur.
Une absence peut-elle être rémunérée certains jours et pas d'autres ?
Oui. Pour chaque jour d'une absence acceptée, vous indiquez s'il compte comme temps de travail ; une absence refusée ne compte jamais.
Comment sont traitées les absences pour congé ?
Elles passent par le circuit de gestion des congés, avec demande et validation. Elles ne sont donc pas comptées comme des absences imprévues.
Peut-on obtenir un rapport d'absences par service ?
Oui. Les rapports peuvent être filtrés par service et par période, ce qui permet de comparer les situations plutôt que de raisonner cas par cas.
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Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
