Solde par employé
Avances reçues, dépenses acceptées et solde disponible, sur la période choisie.
Gestion de caisse : de l'enveloppe globale à la dernière dépense justifiée
Qui a reçu combien, qui a dépensé quoi, et que reste-t-il ? Sans outil, ces questions se règlent au cahier et au ticket froissé. EASY-POINTAGES suit l'argent sur trois niveaux, de la caisse de l'entreprise jusqu'au reçu de l'employé.
Trois niveaux, deux validations
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La caisse globale
L'enveloppe de l'entreprise, validée par un responsable.
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La caisse de l'employé
L'avance remise à une personne, rattachée à son site et, si besoin, à un ordre de mission, et confirmée par l'employé à réception.
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La dépense justifiée
Ce que l'employé a payé, avec son justificatif, acceptée ou refusée par un gestionnaire.
Le solde de chaque employé en découle : avances reçues et confirmées, moins dépenses acceptées. Plus de cahier ni de ticket perdu : chaque dirham est rattaché à une personne, à un site et à un justificatif.
Une dépense de terrain, en animation
Dépenses et caisses
Une dépense de terrain, justifiée et suivie
Sur le terrain, l'employé saisit sa dépense et photographie le reçu. Le responsable contrôle et accepte : le solde de caisse de l'employé (avances reçues moins dépenses acceptées) est recalculé.
Les dépenses et notes de frais- 1Sur le terrainHamid règle le carburant pendant sa tournée
- 2JustificatifIl saisit la dépense et photographie le reçu
- 3EnregistrementLa dépense et sa pièce jointe arrivent dans l'application
- 4ValidationLe responsable consulte le reçu et accepte la dépense
- 5Solde de caisseSon solde est recalculé : avances reçues moins dépenses acceptées
- 6SuiviLes soldes de chaque employé se suivent depuis le tableau de bord
Les états qui répondent aux questions
Situation des caisses
Ce que l'entreprise a engagé, ce qu'elle a remis aux employés et ce qui reste.
Dépenses de l'année
Un graphique mois par mois des dépenses, comme ceux du tableau de bord.
Un site par dépense
Chaque dépense peut porter son site, et vous pouvez rendre ce champ obligatoire.
Les contrôles
- Avis des validateurs : chacun peut donner son avis, et la décision d'accepter reste celle du gestionnaire, dépense par dépense ou en masse.
- Accusé de réception : une avance ne compte qu'une fois confirmée par l'employé qui l'a reçue.
- Pas de pointage, pas de dépense : pour les employés que vous désignez, une dépense sur un site suppose d'y avoir pointé ce jour-là.
- Site obligatoire, si vous le souhaitez.
- Justificatif : la photo du reçu ou le fichier, joint à la dépense.
Types de dépenses et barèmes
Les types de dépenses (carburant, repas, hébergement, fournitures…) sont les vôtres. Des barèmes par fonction fixent les montants de référence des repas et de l'hébergement, repris par les ordres de mission.
Pour la saisie côté employé et les justificatifs, voir aussi les notes de frais ; pour les avances elles-mêmes, la page gestion des avances.
Questions fréquentes
Les avis des validateurs suffisent-ils à accepter une dépense ?
Non : ils éclairent la décision. L'acceptation reste celle d'un gestionnaire, dépense par dépense ou en masse.
Une avance non confirmée compte-t-elle dans le solde ?
Non. Seules les avances confirmées par leur destinataire entrent dans le solde et dans la situation des caisses.
Les dépenses sont-elles remboursées sur la paie ?
Le module suit les caisses et les dépenses ; un remboursement ou une retenue se traite ensuite dans votre logiciel de paie, avec des montants déjà validés.
Chaque responsable voit-il toutes les dépenses ?
Non : chacun voit son périmètre (ses sites, son équipe ou ses propres dépenses) selon ses droits.
Envie de voir la solution en conditions réelles ?
Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
