Déplacements
Carburant, péage, stationnement, transport pour les collaborateurs itinérants ou en mission.
Notes de frais : collecter, valider, suivre au même endroit
Déplacements, repas, fournitures achetées en urgence : les frais engagés par les collaborateurs circulent souvent par messagerie, photo de ticket à l'appui. Les centraliser simplifie la validation et le remboursement.
Ce qui coince sans outil
- Les justificatifs se perdent entre la messagerie, le téléphone et le bureau.
- Personne ne sait quelles notes sont en attente de validation.
- Les remboursements tardent, et les collaborateurs relancent.
- Il est impossible d'avoir une vision des dépenses par service ou par période.
Le circuit dans la plateforme
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Saisie
Depuis son espace, le collaborateur déclare sa dépense : type, date, site et détail ; le total est calculé par l'application.
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Justificatif
La photo du reçu ou un PDF est joint à la dépense.
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Avis et décision
Les validateurs donnent leur avis ; un gestionnaire accepte ou refuse, dépense par dépense ou en masse.
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Solde
La dépense acceptée vient en déduction des avances reçues : le solde de chaque employé est à jour.
Pour les employés que vous désignez, une dépense sur un site suppose d'y avoir pointé ce jour-là. Le circuit complet (caisse globale, avances, dépenses) est décrit sur la page gestion de caisse.
Une dépense de terrain, en animation
Dépenses et caisses
Une dépense de terrain, justifiée et suivie
Sur le terrain, l'employé saisit sa dépense et photographie le reçu. Le responsable contrôle et accepte : le solde de caisse de l'employé (avances reçues moins dépenses acceptées) est recalculé.
- 1Sur le terrainHamid règle le carburant pendant sa tournée
- 2JustificatifIl saisit la dépense et photographie le reçu
- 3EnregistrementLa dépense et sa pièce jointe arrivent dans l'application
- 4ValidationLe responsable consulte le reçu et accepte la dépense
- 5Solde de caisseSon solde est recalculé : avances reçues moins dépenses acceptées
- 6SuiviLes soldes de chaque employé se suivent depuis le tableau de bord
Les catégories de frais les plus courantes
Repas
Repas pris en déplacement ou avec des clients, selon la politique interne.
Hébergement
Nuitées lors des missions dans une autre ville.
Petits achats
Fournitures ou matériel acheté en urgence pour les besoins du service.
Chaque entreprise fixe ses propres règles de prise en charge (plafonds, justificatifs exigés, délais de soumission). Les formaliser dans une note de service évite les refus et les allers-retours.
Pourquoi relier les frais au dossier du collaborateur
Une note de frais isolée dans une boîte mail ne dit rien du contexte. Rattachée au dossier du collaborateur, elle se lit avec le reste : sa mission, son site de rattachement, ses éventuelles avances en cours. Le responsable qui valide dispose de l'information utile, et le service qui rembourse sait où en est chaque demande.
C'est particulièrement utile pour les organisations dont les équipes se déplacent entre plusieurs sites : techniciens, commerciaux, conducteurs de travaux, équipes d'installation. Voir les secteurs BTP et logistique.
- Une vue d'ensemble des dépenses en attente, acceptées ou refusées, avec les avis déjà donnés.
- Un historique consultable par collaborateur et par période, et un graphique des dépenses de l'année.
- Moins de relances : chacun voit où en est sa dépense dans son espace.
Questions fréquentes
Peut-on joindre un justificatif à une note de frais ?
Oui : une photo du reçu ou un fichier, joint à la dépense depuis l'espace de l'employé.
Qui valide les notes de frais ?
Plusieurs validateurs peuvent donner leur avis ; l'acceptation ou le refus reste un geste d'un gestionnaire, possible sur plusieurs dépenses à la fois. Chacun ne voit que les dépenses de son périmètre.
Les frais sont-ils remboursés sur la paie ?
La plateforme suit les dépenses et le solde de chaque employé ; un remboursement ou une retenue se traite dans votre outil de paie ou par votre caisse.
Envie de voir la solution en conditions réelles ?
Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
