L'employé concerné
Celui qui reçoit l'avance, avec son site et son identifiant de paie.
Logiciel Pointage et gestion RH en ligne
Avances sur salaire : chaque dirham avancé, rattaché au bon mois de paie
Un employé demande une avance sur son salaire de mars ; elle lui est remise le 12. Sans suivi, ce montant s'oublie au moment de la paie, ou se retient deux fois. Le module Avances enregistre chaque avance avec le mois de salaire qu'elle concerne : la paie la retrouve, au dirham près.
Ce qu'enregistre chaque avance
Le montant
En dirhams, tel qu'il a été remis.
Le mois de paie
Le mois et l'année du salaire sur lequel l'avance sera régularisée.
La date de remise
Le jour où l'employé a reçu l'argent, quel que soit le mois concerné.
La description
Le motif, le mode de remise ou toute précision utile.
Plusieurs avances pour le même employé et le même mois sont possibles : une en début de mois, une autre quinze jours plus tard. Chacune garde sa date de remise, et toutes se retrouvent sous le même mois de paie.
Le mois de paie, clé de la régularisation
Une avance n'a de sens qu'au regard du salaire qu'elle anticipe. C'est pourquoi chaque avance porte deux informations distinctes : le mois de paie concerné, qui dit sur quel salaire elle sera régularisée, et la date de remise, qui dit quand l'argent a quitté la caisse. Une avance sur le salaire de mars peut avoir été remise fin février : elle reste attachée à mars.
À la clôture du mois, la recherche par mois et par année donne la liste des avances à régulariser et leur total. L'export Excel la transmet à votre service paie ou à votre cabinet, sans ressaisie ni oubli.
EASY-POINTAGES n'est pas un logiciel de paie : c'est la base de votre paie. Pour les avances, la plateforme tient la liste et le total du mois ; la retenue elle-même est opérée par votre logiciel de paie ou votre cabinet, au moment d'établir le bulletin.
Retrouver une avance en quelques secondes
- Par employé : toutes ses avances, mois après mois.
- Par site, pour les entreprises qui en ont plusieurs.
- Par mois et par année de paie, ensemble ou séparément : les avances de mars, ou toutes celles de l'année.
- Par période de remise : celles reçues entre deux dates.
- Par description, pour retrouver un motif précis.
En tête de liste, une carte de synthèse affiche le montant total des avances de la recherche : toutes les lignes trouvées, pas seulement la page affichée. Le résultat s'exporte en Excel, avec les dates de saisie et de modification de chaque avance.
Réservé aux responsables, limité à leurs sites
Une avance sur salaire est une information sensible. Le module est donc réservé aux responsables, et chacun n'y voit que les employés des sites qui lui sont confiés : il ne peut ni consulter, ni enregistrer, ni modifier l'avance d'un employé d'un autre site.
- Chaque ajout, modification ou suppression est conservé dans le journal d'activité, avec son auteur.
- Un employé qui a des avances enregistrées ne peut pas être supprimé : leur historique reste complet.
- Sur téléphone, la liste s'affiche en cartes lisibles, sans zoom.
Avance sur salaire ou avance de caisse ?
| Avance sur salaire | Avance de caisse | |
|---|---|---|
| Ce que c'est | Une partie du salaire versée avant la paie | De l'argent remis pour couvrir des frais de terrain |
| Comment elle se solde | Retenue sur le salaire du mois concerné | Par les dépenses justifiées de l'employé |
| Où la suivre | Module Avances (cette page) | Gestion de caisse |
Les avances de caisse, celles d'une mission ou d'une tournée, sont confirmées par l'employé à réception puis justifiées par ses notes de frais : c'est un autre circuit, décrit sur la page gestion de caisse.
Les bonnes pratiques d'une politique d'avances
- Écrire la règle : qui peut demander une avance, à quelle fréquence, dans quelle limite, et sur quel mois elle est régularisée.
- Formaliser la demande au lieu de l'accorder oralement : la trace protège le salarié autant que l'employeur.
- Désigner qui accorde, par site ou par service, pour éviter les accords contradictoires.
- Vérifier avant la paie que toutes les avances du mois ont bien été transmises, avec leur total.
Le cadre légal applicable aux retenues sur salaire relève du Code du travail : faites valider votre politique d'avances par votre conseil social. Voir aussi l'article préparer les éléments variables de paie.
Le logiciel effectue-t-il la retenue sur salaire ?
Non : la retenue est opérée par votre logiciel de paie ou votre cabinet. EASY-POINTAGES tient la liste des avances de chaque mois de paie, avec leur total, et l'exporte en Excel.
L'employé peut-il demander une avance depuis son espace ?
Non : le module est tenu par les responsables. La demande suit votre procédure interne ; le responsable enregistre ensuite l'avance accordée.
Peut-on enregistrer deux avances le même mois ?
Oui, autant que nécessaire : chacune garde son montant et sa date de remise, et toutes se retrouvent sous le même mois de paie.
Une avance peut-elle être remise un autre mois que celui qu'elle concerne ?
Oui. Le mois de paie concerné et la date de remise sont deux informations distinctes : une avance sur le salaire de mars peut avoir été remise en février.
Qui peut consulter les avances ?
Les responsables, chacun pour les employés des sites qui lui sont confiés.
Pour aller plus loin
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Les heures du mois, prêtes pour la paie.
En savoir plusGestion de caisse
Les avances de terrain et les dépenses justifiées.
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Préparer la paie à partir des données RH.
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