Un badge dans les listes
Chaque pointage saisi suite à un oubli porte la mention « Suite à un oubli ».
Logiciel Pointage et gestion RH en ligne
Oubli de pointage : le corriger, et savoir combien il y en a
Un employé passe devant la pointeuse sans s'arrêter, un autre oublie son départ un soir de rush : l'oubli de pointage est la première source d'anomalies. EASY-POINTAGES permet de saisir le pointage manquant, de le signaler comme un oubli et d'en suivre le nombre, mois après mois.
Ce qu'un oubli coûte quand il traîne
Une journée sans pointage de départ n'a pas de fin : le temps de présence est faux, un retard ou une absence peut apparaître à tort, et l'employé conteste son relevé à la fin du mois. Multipliés par l'effectif, ces oublis font perdre des heures au service RH au moment où il a le moins de temps.
Traité le jour même, un oubli est anodin. C'est pourquoi les journées incomplètes ressortent dans le rapport du jour et dans l'e-mail quotidien envoyé aux responsables : l'anomalie est vue tant que chacun se souvient encore de son heure d'arrivée.
Saisir le pointage manquant
-
Repérer la journée incomplète
Dans le rapport du jour, la liste des pointages ou l'e-mail quotidien.
-
Saisir l'heure manquante
Un pointage à l'unité, plusieurs lignes à la fois pour une équipe, ou un fichier Excel pour un lot plus important.
-
Cocher « suite à un oubli »
Une bascule distingue l'oubli d'une saisie manuelle ordinaire (panne, mission, intervention hors site).
-
La journée est complète
Présence, retards et heures tiennent compte du pointage ajouté, comme s'il venait de la pointeuse.
La saisie est contrôlée : un pointage en double, ou posé sur un jour de congé ou d'absence déjà enregistré, est refusé avec sa raison. Seules les personnes que vous habilitez à gérer les pointages peuvent en ajouter.
Les oublis repérés partout
Un filtre dédié
« Oublis de pointage uniquement » : la liste des seuls oublis, sur la période voulue.
Une colonne dans les exports
Les exports Excel indiquent, ligne par ligne, s'il s'agit d'un oubli.
Un graphique mensuel
Sur le tableau de bord : les pointages manuels de chaque mois, ordinaires et oublis, et la part des oublis.
Le graphique se filtre par année, par site, par employé et par type de saisie. Les pointages des terminaux et ceux faits depuis le téléphone n'y figurent jamais : il ne compte que ce qui a été saisi à la main.
Ce que les chiffres vous apprennent
- Un employé qui oublie souvent : un échange suffit en général, avant que l'habitude ne s'installe.
- Un site où les oublis s'accumulent : la pointeuse est peut-être mal placée, hors du chemin naturel des équipes. Voir où installer une pointeuse.
- Un pic sur un mois : des nouveaux arrivants, un changement d'horaire, un terminal en panne ; le graphique le rend visible.
- Beaucoup de saisies ordinaires : des équipes souvent hors site, à qui le pointage depuis le téléphone conviendrait mieux.
Distinguer les oublis des autres saisies manuelles évite aussi les procès d'intention : un pointage saisi pour une mission n'est pas une négligence. Sur la prévention des abus, voir l'article fraude au pointage.
Réduire les oublis à la source
- Placer la pointeuse sur le passage, à l'entrée que tout le monde emprunte, pas au fond d'un couloir.
- Choisir un terminal rapide : la reconnaissance faciale enregistre le passage d'un regard, sans s'arrêter longtemps.
- Traiter les anomalies chaque jour, grâce au rapport quotidien, plutôt qu'en fin de mois.
- Écrire la règle dans une note de service : à qui signaler un oubli, et dans quel délai.
Qui peut saisir un pointage oublié ?
Les personnes que vous habilitez à gérer les pointages, généralement les responsables et le service RH.
Un pointage de pointeuse peut-il être marqué comme oubli ?
Non : seuls les pointages saisis à la main (à l'unité, en lot ou par import Excel) peuvent l'être. Ceux des terminaux et ceux faits depuis le téléphone ne le sont jamais.
Peut-on retrouver tous les oublis d'un mois ?
Oui, avec le filtre « Oublis de pointage uniquement » de la liste des pointages, puis l'export Excel.
Le graphique distingue-t-il les oublis des autres saisies manuelles ?
Oui : chaque mois, les pointages manuels ordinaires et ceux saisis suite à un oubli sont présentés séparément, avec la part des oublis.
Pour aller plus loin
À découvrir aussi
Envie de voir la solution en conditions réelles ?
Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
