Identité et poste
Identité, pièce d'identité, numéro CNSS, matricule de paie, société, site principal, département, fonction, responsable direct.
Gestion des employés : un dossier par collaborateur, relié au pointage
Avant de compter des heures, il faut savoir qui compter, à quel service il appartient et quel horaire il doit effectuer. Le dossier collaborateur est le socle sur lequel repose tout le reste.
Ce que contient le dossier collaborateur
Service
Le département et la fonction, qui déterminent les rapports, les barèmes de frais et les droits d'accès.
Horaire de référence
L'horaire ou le planning auquel ses pointages sont comparés, et les règles propres à l'employé.
Identification sur terminal
Empreintes, photo pour la reconnaissance faciale, numéro de badge, code personnel.
Documents
Pièce d'identité, carte CNSS, permis, diplôme, CV, carte grise, et la photo principale.
Historique et soldes
Présences, absences, congés et retards, avec le solde de congés et de récupérations.
Les employés et leurs photos s'importent en masse depuis un fichier Excel, et les doublons sont bloqués dès la saisie.
Un référentiel unique pour tous les modules
Dans beaucoup d'organisations, la liste du personnel existe en plusieurs exemplaires : celle de la pointeuse, celle du fichier de congés, celle de la paie. Chaque arrivée ou départ doit être reporté partout, et les écarts apparaissent immanquablement.
Avec un dossier collaborateur central, l'information n'est saisie qu'une fois. Le même dossier sert au suivi des présences, aux congés, aux avances, aux notes de frais et aux rapports.
Arrivées, mutations, départs
- À l'arrivée d'un collaborateur : création du dossier, rattachement au service, ajout aux terminaux avec sa photo ou son badge.
- Lors d'une mutation : changement de site, de service ou d'horaire, sans perdre l'historique antérieur ; l'horaire est affecté à partir d'une date.
- Au départ : retrait des terminaux et désactivation du compte, l'historique restant intact.
Ces opérations suivent le cycle de vie du salarié et évitent l'erreur la plus fréquente : un ancien collaborateur dont le badge ou l'empreinte reste actif sur la pointeuse.
Rôles et droits d'accès
Le dossier collaborateur contient des informations personnelles : tout le monde ne doit pas tout voir. Les rôles se définissent lors du paramétrage :
| Rôle | Périmètre type |
|---|---|
| Direction | Vue consolidée, tous services et sites |
| Service RH | Dossiers, absences, congés, rapports de son périmètre |
| Responsable d'équipe | Présences et validations de son équipe |
| Employé | Son propre espace : pointages, congés, planning, bulletins |
Voir aussi sécurité des données.
Questions fréquentes
Peut-on joindre des documents au dossier d'un salarié ?
Oui : pièce d'identité, carte CNSS, permis, diplôme, CV, carte grise et photo, en image ou en PDF.
Peut-on importer nos employés existants ?
Oui, depuis un fichier Excel ; les photos s'importent aussi en masse.
Que devient l'historique d'un salarié qui quitte l'entreprise ?
Il est conservé selon la politique de conservation définie avec vous, en cohérence avec vos obligations.
Faut-il ressaisir les salariés dans chaque module ?
Non. Le dossier collaborateur est commun à tous les modules.
Envie de voir la solution en conditions réelles ?
Nos équipes vous présentent le logiciel, le paramétrage adapté à votre organisation et l'installation des pointeuses sur votre site.
