Le titre et l'organisme
L'intitulé, l'organisme formateur et le nom du formateur.
Formations : qui a été formé, à quoi, et combien de jours
Une formation se prévoit, se suit et se prouve : convocation, feuille d'émargement, attestation. Le module Formations garde tout au même endroit, formation par formation et participant par participant.
La formation
Les dates
Le début et la fin de la session.
Réalisée ou non
La formation prévue se distingue de la formation effectuée.
La description
Le programme, les objectifs, les remarques.
Les participants
Les employés inscrits sont rattachés à la formation. Pour chacun, deux informations distinguent l'inscription de la réalité : a-t-il effectivement participé ? et combien de jours ?
C'est ce qui permet de répondre sans reconstituer : qui a suivi la formation sécurité cette année, et combien de jours au total.
Les documents
Programme, feuille d'émargement, attestations, support de cours : chaque formation porte ses documents joints, nommés et décrits, téléchargeables par les personnes autorisées.
Les dossiers individuels (diplômes, CV, pièces d'identité) restent dans la fiche de l'employé.
Une preuve de formation retrouvée en une minute
Un audit client, une certification, un contrôle sécurité ou un simple litige finissent souvent par la même question : ce salarié a-t-il été formé, quand, et où est l'attestation ? Tant que les formations vivent dans des e-mails et des classeurs, la réponse prend une demi-journée. Rangée au même endroit, elle se lit depuis la formation : les dates, les présents, les jours suivis, la feuille d'émargement.
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Créer la formation dès qu'elle est décidée
Intitulé, organisme et description, même si les dates ne sont pas encore fixées.
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Inscrire les participants prévus
La liste sert de convocation et de base au suivi.
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Pointer la présence réelle après la session
Cocher ceux qui ont participé et saisir leurs jours effectifs.
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Joindre les pièces le jour même
Émargement, attestations, support : nommés et décrits pour être retrouvés.
Questions fréquentes
Peut-on distinguer inscrits et présents ?
Oui : chaque participant est marqué présent ou non, avec son nombre de jours de participation.
Les dates sont-elles obligatoires ?
Non, une formation peut être créée avant que ses dates soient fixées.
Où ranger les attestations ?
Dans les documents de la formation, avec un nom et une description pour chacun.
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